Es un instrumento de gestión de corto lazo que viabiliza la ejecucion del trabajo a través de un conjunto de acciones y/o actividades que se debe realizar para alcanzar los objetivos propuestos en el plazo de un año.
Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación, ejecución, implementación y supervisión de cualquier proyecto, o cualquier conjunto ordenado de actividades, sea proyecto o programa.
IMPORTANCIA:
· Concreta los objetivos estrategicos de la organización.
· Orienta laorganización.
· Focaliza la orientación y objetivo del trabajo.
· Relaciona y racionaliza los recursos disponibles.
· Incluye la participación de los trabajadores.
LA ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE UN PLAN DE TRABAJO:
Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. Consta de las partes siguientes:
Resumen o sumario ejecutivo
El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. No repita ni copie mucho texto de la propuesta, limite su redaccion sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo.
Introducción y antecedentes (problemas)
En un plan de trabajo breve, la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. En un plan de trabajo más extenso, será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos.
Los antecedentes, deben contar con:
a. Información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral, especialmente las recomendaciones
b. Cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto, o pueda hacerlo
c. Cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto
d. Párrafos relevantes de los documentos adecuados, como la política o los documentos del programa y
e. Cualquier otra referencia que justifique su elección de objetivos y resultados para el periodo planificado
Metas y objetivos (resultados)
Una meta es amplia y general, la resolución del problema que se ha identificado. Una meta nunca puede conseguirse, o verificar que se ha conseguido porque no es específica, finita, concreta o verificable. Por contra, una meta puede señalar un objetivo, porque éste es más específico, es finito, tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas.
El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver, las metas definen las soluciones a estos problemas, y los objetivos son productos de las metas más precisos, finitos y verificables.
Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado, como ya se ha mencionado) , o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso, descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta.
Recursos e impedimentos (aportaciones)
La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos.
La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados.
Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados)
La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos, utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior.
En un plan de trabajo ideal, se señalan varias estrategias alternativas, se escoge una y se dan las razones para esta elección. Su plan de trabajo puede ser corto, y dejar fuera las alternativas mencionadas. Decida si le conviene incluirlas o no
las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados.
Apéndices (presupuesto, calendario y otros)
El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos. El propósito de los apéndices, ahora, es complementar este texto, es decir, proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles.
El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice, no el el texto principal de este plan.
No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. En resumen, los apéndices proporcionan los detalles necesarios, pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general, ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente.
